Q&A with Victor Trăistaru

Episode 1: What’s e-Procurement?

Watch the 1st episode of our 4-parts interview with Victor Trăistaru, ex – Global Procurement Director for a Fortune 100 Company, who shares from his experience of 11 years in top management positions in e-Procurement and more than 350 e-Auctions organized on 3 continents.

Discover the secrets of the big corporations for cost saving and cost management. What are the latest trends in procurement, how to start and how to manage e-Procurement. Tips and tricks plus full examples from Victor’s vast experience in e-Procurement.

Question: Tell us about your procurement experience?

The procurement experience is part of my general professional experience. I have twelve years in production and electronics and automotive, five years as a general manager for fast-moving consumer goods and consultancy and my last fourteen years I was working in integrity supply chain  in a top 100 American company. Three years out of this I was a supply chain manager in an automotive plant, then six years as a responsible for indirect  procurement in EMEA and then the last five years as global procurement director for MRO and facility services. During my procurement experience – or my procurement life, I should say – I had the opportunity to purchase all sorts of goods, services and capital equipment.

Întrebare: Spune-ne despre experienta ta in achizitii?

Experiența în achiziții face parte din experiența mea generală profesională. Am doisprezece ani de experiență în producția de electronice și automobile, am lucrat cinci ani ca manager general pentru o companie din domeniul bunurilor de larg consum și în consultanță, iar în ultimii paisprezece ani am lucrat în lanțul de aprovizionare într-o companie americană aflată în top 100. Trei ani din aceștia am fost manager de lanț de aprovizionare într-o fabrică de automobile, iar următorii șase ani am lucrat ca responsabil pentru achizițiile indirecte în EMEA. În ultimii cinci ani am fost director global de achiziții pentru servicii de mentenanță, reparații și operațiuni. În timpul experienței mele în achiziții – sau, aș putea spune, vieții mele în achiziții – am avut posibilitatea de a cumpăra tot felul de bunuri, servicii și mijloace fixe.

What are your current projects?

So I’m currently in the business consultancy and training activity and I’m developing trainings for e- auction as one of my key activities of today. Training of e-auction may help people to make a dry-run of real processes before going into real life with their auctions. In the trainings that I’m developing, the participants are playing real roles as buyers and as suppliers and they, based on the Prokuria platform, see exactly how the process of e-RFI, e-RFQ and e-auction works. They are getting used to the screens, to the parameters of the processes and with all the necessary things that they have to put in place in order to have a successful e-procurement process. It is part of my previous experience, which is now shaped in a training to support departments to go intro e-procurement which I strongly believe is the next step in procurement now.

Care sunt proiectele tale actuale?

Desfășor în prezent activități de consultanță în afaceri și training, iar una dintre activitățile mele cheie astăzi este dezvoltarea unui training-uri pentru licitații electronice. Training-urile pentru licitații electronice îi poate ajuta pe oameni să simuleze procese reale, înainte de a implementa în viața reală licitațiile lor. În training-urile pe care le dezvolt, participanții joacă roluri reale în calitate de cumpărători și furnizori și, pe baza platformei Prokuria, văd exact modul în care funcționează procesele de cerere de ofertă inițială, de cerere de ofertă și cele de licitație electronică. Ei se obișnuiesc cu ecranele, cu parametrii proceselor și cu toate lucrurile necesare pe care trebuie să le pună în aplicare în scopul de a avea un proces de achiziții electronice de succes. O parte din experiența mea anterioară îmbracă acum forma unui curs de formare pentru a sprijini departamentele de achiziții în implementarea proceselor de achiziții electronice, care cred cu tărie că reprezintă următorul pas în evoluția departamentelor de achiziții.

What are, nowadays, the main challenges of a modern procurement department?

Now, roughly, in a company today, 40% of the revenue, going up to 70-75% of the revenue, goes directly to suppliers. So, out of all your money that you get from your customers, this amount of money, 40% to 70-75% cross your company, goes directly to suppliers. If you want to perform, or if you want more than this, to outperform, you need to control this important flow of money.

Now, going on and controlling this flow of money involves procurement processes to be very very tight and controlled. In the standard way of doing this, we are just thinking what do we want to purchase, we are going into the market to suppliers asking them to provide us with quotations and then we are collecting – usually by e-mail – their answers: comparing them, driving decisions and going afterwards to negotiation.

This way of thinking becomes less and less effective and efficient, and this is because we need to control a lot of data, a huge amount of information, if we want to be sure that we are making the best buy. Going the standard way that we have done so far, makes the process slower, keeps needing a lot of resources from the procurement department, and it is not sure to get the best decision, at the end of the story. What is the solution?

The solution is to go and put in place e-procurement processes. This means that, usually, you need to have a platform on which suppliers, instead of sending e-mails and comparing, are placing their answers on the platform. This is, from a procurement [department] perspective, very effective and efficient, because they have all the data collected in the pattern that they want, and they have all the capabilities of analyzing all the data coming from the suppliers in the same time. It shortens the process, makes it very clear and [helps] getting to the best decision that can be done based on that volume of data.

E-procurement today is a must if you want to go with a procurement [approach] to outperform and to get maximum saving of the amount of money that you are paying to your suppliers. This is giving the suppliers the opportunity to a fair competition and is giving the opportunity  to the company the buyer belongs to, to get the best performance that they can do in a certain moment in time on the market.

Care este acum cea mai importanta provocare a unui departament modern de achiziții?

Într-o companie din ziua de azi, aproximativ 40% din venituri, care pot ajunge în unele cazuri până la 70-75%, se duc direct la furnizori. Astfel, din toți banii pe care îi obținem de la clienți, această sumă de bani, 40% până la 70-75% străbat compania, ajungând direct la furnizori. În cazul în care ne dorim performanță, sau dacă dorim mai mult decât atât, să ne autodepășim, trebuie să controlăm acest flux important de bani.

Controlul acestui flux de bani -resupune că procesele de achiziții sunt foarte restricționate și controlate. Modul standard de realizare a acestui lucru este să ne gândim la ceea ce dorim să achiziționăm, ieșim pe piață în căutare de furnizori, cerându-le să ne ofere un preț și apoi colectăm – de obicei prin e-mail – răspunsurile lor: le comparăm, luăm decizii și apoi negociem.

Acest mod de gândire devine din ce în ce mai puțin eficace și eficient, iar acest lucru se produce deoarece trebuie să controlăm o mulțime de date și o cantitate imensa de informații dacă vrem să fim siguri că facem cea mai bună decizie de achiziție. Utilizarea modului standard pe care l-am abordat până acum încetinește procesul, necesită o mulțime de resurse de la departamentul de achiziții și nu este sigur că va conduce la cea mai bună decizie în final.Care este soluția?

Soluția constă în implementarea unui proces de e-procurement. Acest lucru înseamnă că, de obicei, trebuie să utilizăm o platformă unde furnizorii, în loc să trimită e-mail-uri pe care să le comparăm ulterior, introduc răspunsurile lor.  Această abordare este, din perspectiva departamentului de achiziții, foarte eficace și eficientă, deoarece acum toate datele sunt colectate în structura dorită, și există capacitatea de analiză simultană a datelor care provin de la furnizori. Procesul devine astfel mai scurt, foarte clar, și conduce la luarea celei mai bune decizii care se poate lua pe baza acestui volum de date.

E-procurement reprezintă o necesitate dacă dorim să abordăm procesul de achiziții astfel încât să obținem performanță și să obținem economii maxime din banii pe care îi plătim furnizorilor. Această abordare oferă furnizorilor posibilitatea de a concura în condiții echitabile, și dă posibilitatea companiei să obțină cele mai bune performanțe pe care le poate realiza la un moment dat în piață.

What is e-procurement?

An e-procurement project is mainly a project like any others. First of all, you need a technical specification of what you want to purchase. No matter if it’s a good, it’s a capital, equipment or a service, you need to work with the people in your company in order to define a very solid technical specification. And then you need  pool of suppliers. You need to go to the market and identify who might be able to deliver what we are looking for. Once you have this pool of suppliers, usually you need to send them a request for information, what we call the „RFI”. This comes from the platform, suppliers are simply connecting and answering some questions that the buyer has previously built, so that he may understand the capabilities of the suppliers.

 

Once this process is done, you have in the platform the answer of an amount of suppliers, no matter where they are spread across the world, answers that you can compare very clearly and you may have a precise vision about what they can do for you. The next step is to build a request for quotation – the RFQ – and to address suppliers specific questions to give you answers, reflected in money. In that phase you start to want to know what is the money involved in that process. After you collect all these requests for quotation, you have a very clear vision about the amount of money that you may be in the situation to pay for the technical specification you want to procure. And then goes to put another question: Is this the maximum that we can get from the market?  And if you want to know this, we’re going back to the platform and we are organizing an auction in which suppliers are bidding online, all together, in the same time against a certain [base]line that we want to reduce the price to. After the auction, we usually look at the result and go to the winner of the auction into a negotiation because the auction is giving you the numbers, but you need to put the legal clauses around these numbers. After you make this, your process you can say it is done and you may say that you have seen what the market capabilities are, you may go further and collect the best quotation and then you can compress the amount of money that you have to pay to the suppliers, putting all these in strong, legal terms and conditions. And that’s all.

Ce este e-procurement?

Un proiect de e-procurement este, în principiu, un proiect ca oricare altul. În primul rând, avem nevoie de o specificație tehnică pentru ceea ce dorim să achiziționăm. Indiferent dacă este vorba despre un bun, capital, echipament sau serviciu, avem nevoie să lucrăm cu oamenii din compania noastră în scopul definirii unei specificații tehnice foarte solide. Ulterior, vom avea nevoie de un grup de furnizori. Trebuie să ieșim pe piață și să identificăm care dintre aceștia ar putea fi în măsură să ne ofere ceea ce căutăm. Odată ce avem această mulțime de furnizori, de obicei, trebuie să le trimitem o cerere de ofertă inițială, ceea ce noi numim “RFI” (Request for Information). Cererea de ofertă se transmite direct de pe platformă, furnizorii pur și simplu se conectează și răspund la câteva întrebări pe care cumpărătorul le-a adresat anterior, astfel încât el poate să înțeleagă capabilitățile furnizorilor.

Odată ce acest proces se realizează, avem pe platformă răspunsuri de la un grup de furnizori, indiferent de locul unde aceștia se află în lume; putem compara foarte clar aceste răspunsuri și putem avea o viziune precisă cu privire la ceea ce ei pot face pentru noi. Următorul pas este să realizăm o cerere de ofertă – RFQ (Request for Quote) – și să adresăm furnizorilor întrebări specifice pentru a ne oferi răspunsuri, care la rândul lor se reflectă în bani. În această fază începem să dorim să aflăm mai multe despre banii implicați în proces. După ce am colectat toate aceste cereri de ofertă, avem o viziune foarte clară cu privire la suma de bani pe care am putea fi în situația de a o plăti pentru specificațiile tehnice pe care dorim să le achiziționăm. Apoi urmează o altă întrebare: Este acesta maximul pe care îl putem obține de la piață? Iar dacă dorim să aflăm acest lucru, vom folosi tot platforma și vom organiza o licitație în care furnizorii cotează on-line, toți împreună, în același timp, pornind de la un anumit prag de la care dorim să reducă prețul. După licitație, ne uităm de obicei la rezultat și începem să negociem cu câștigătorul licitației deoarece licitația ne oferă numerele, dar trebuie să aplicăm clauze legale asupra acestor numere. După ce facem acest lucru, se poate spune că procesul este încheiat și că am  reușit să vede care sunt capabilitățile pieței, să obținem cea mai bună cotație și apoi să comprimăm suma de bani pe care va trebui să o plătiți către furnizor, aplicând asupra tuturor acestor aspecte termenii și condițiile unui contract. Și asta e tot.

How about an e-procurement example from your hands-on experience?

I can give you many examples. Let’s start with something simple.
Let’s suppose you want to purchase gloves for the people working on the shop floor. So, first of all, you need to know exactly what these gloves need to protect [against]. After that, once you have these characteristics of the gloves, you may have pictures, you may have a technical specification whatsoever, you may address to a certain pool of suppliers who may deliver, even if they are producers, or they are distributors, you may ask them to give them their capabilities around a large family of gloves, not necessarily the gloves you want to know, only to understand what suppliers can do for you. All the suppliers will go into the platform, see the requirements, answer to questions. Once this is done, you are going and reducing the number of suppliers to those who may give you the best confidence that they can deliver what you’re asking for.  Then, you build a specification for the request for quotation: what suppliers are going to answer to you how much it will cost for your gloves, depending on type of gloves, colour, characteristics, volume of gloves, but those suppliers will go, enter the platform and place the prices for what you asked them to give. Then you go to the next step, you are comparing the results of this and you say ok, out of this, these suppliers are those who really can give me the gloves that I need, I take these and I invite them into an e-auction.

Into the auction, suppliers will, all together, in the same time, go on the platform and reduce the price of the gloves that they want to deliver to us. At the end of the process, we will have the best price that we can have for a certain category of gloves. Now, this is a very simple example, gloves, just to have a glimpse of the feeling of the process, but you may go, if you want, with something quite complex. You may have the same process for upgrading a building. If you want to upgrade the building, exactly the same steps you have to do. First of all you need to go to a designer to give you the specification, what other steps you need to make in order to upgrade the building, then you’re going to the market, looking for those builders, constructors who can do that list of activities that you need to perform, understand through a eRFI their capabilities, and once you have these capabilities, you go and ask them quotation for certain steps of the process. At the end, you go with their answers again in the e-auction and you are absolutely sure that you get, on that specific process, the best price on upgrading a building.

Of course, working on such a process, for upgrading a building, is much more complex than buying gloves, but fundamentally is [still] the same thing. You have the same steps, you have to do the same thing, suppliers are going on the same platform, doing the same thing and you get the best results for the gloves, or for upgrading the building. What is important is that once these processes of e-procurement are absorbed into the department of procurement, they are continually delivering results, delivering savings and you are looking always to get the best out of the market at a certain moment in time.

Ne poți da un exemplu din experiența ta practică de e-procurement?

Vă pot da mai multe exemple. Să începem cu ceva simplu. Să presupunem că dorim să achiziționăm mănuși pentru persoanele care lucrează în fabrică. Deci, în primul rând, trebuie să știm exact riscurile care trebuie să fie evitate prin purtarea acestor mănuși. După aceea, odată ce cunoaștem aceste caracteristici ale mănușilor, fie că avem poze, fie că avem o specificație tehnică de orice fel, ne putem adresa unui anumit grup de furnizori care le pot livra – fie că sunt producători sau distribuitori. Le putem cere să ne dea oferta lor pentru o gamă mai largă de mănuși, nu neapărat mănușile despre care dorim să aflăm, doar pentru a înțelege ce pot face furnizorii pentru noi. Toți furnizorii vor intra în platformă, vor vedea cerințele, și ne vor răspunde la întrebări. Odată ce acest lucru se realizează, începem să reducem numărul de furnizori la cei care ne-ar putea asigura că vă vor livra ceea ce le-am cerut. Apoi, vom stabili o specificație pentru o cerere de ofertă, în urma căreia furnizorii vor răspunde cât de mult vor costa mănușile, în funcție de tipul de mănuși, culoare, caracteristici, volum. Acești furnizori vor accesa platforma și vor comunica prețurile pentru ceea ce le-am cerut. Apoi trecem la pasul următor, comparăm rezultatele și spunem OK, acești furnizori sunt cei care într-adevăr îmi pot oferi mănușile de care am nevoie, îi selectăm și îi invităm într-o licitație electronică.

În licitație, furnizorii, toți împreună, în același timp, vor intra pe platformă și vor reduce prețul mănușilor pe care doresc să ni le livreze. La sfârșitul procesului, vom avea cel mai bun preț pe care l-am putea obține pentru o anumită categorie de mănuși. Acesta este un exemplu foarte simplu, cu mănușile, doar pentru a ne forma o idee despre proces, dar am putea continua cu ceva destul de complex. Este posibil să avem același proces pentru modernizarea unei clădiri. În cazul în care dorim să modernizăm o clădire, trebuie să urmăm exact aceiași pași. În primul rând trebuie să mergem la un proiectant pentru a ne oferi specificațiile și ce alte măsuri trebuie să luăm pentru a îmbunătăți clădirea, după care mergem pe piață, în căutarea acelor constructori care pot îndeplini această listă de activități pe care trebuie să le realizăm. Încercăm apoi să înțelegem printr-o cerere electronică de informații inițială capacitățile lor, și odată ce avem aceste capacități, le cerem cotație pentru anumite etape ale procesului. La sfârșit, mergem cu răspunsurile lor din nou în licitația electronică și putem fi absolut siguri că vom obține, cu privire la acest proces specific, cel mai bun preț pentru modernizarea unei clădiri.

Desigur, munca la un astfel de proces, pentru modernizarea unei clădiri, este mult mai complexă decât cumpărarea unor mănuși, dar fundamental este același lucru. Avem de urmat aceiași pași, trebuie să facem același lucru, furnizorii merg pe aceeași platformă, fac același lucru și noi vom obține cele mai bune rezultate pentru mănuși, sau pentru modernizarea clădirii. Ceea ce este important este că, odată ce aceste procese de achiziții publice electronice sunt internalizate în departamentul de achiziții, acestea vor furniza în mod continuu rezultate, oferindu-ne economii și vom fi mereu în poziția de a obține cele mai bune oferte de pe piață, la un anumit moment în timp.

WordPress Video Lightbox Plugin