Q&A with Victor Trăistaru

Episode 2: How to start e-Procurement

Watch the 2nd episode of our 4-parts interview with Victor Trăistaru, ex – Global Procurement Director for a Fortune 100 Company, who shares from his experience of 11 years in top management positions in e-Procurement and more than 350 e-Auctions organized on 3 continents.

See also our 1st episode here: https://www.prokuria.com/episode-1-whats-eprocurement/

Discover the secrets of the big corporations for cost saving and cost management. What are the latest trends in procurement, how to start and how to manage e-Procurement. Tips and tricks plus full examples from Victor’s vast experience in e-Procurement.

How are suppliers impacted by e-procurement?

We firstly need to understand that the competition is not between the suppliers and the buyer who’s organizing the process. The competition is among the suppliers. Now, if you are in a competition, what would you like to have? You would you like to have a fair process, with fair rules, easy to understand and easy to do. E-procurement is giving all these characteristics to suppliers. They are all competing one against the other, against the same technical specification, in the same time, on the same platform and it is absolutely clear, transparent and fair. So suppliers, it is in their advantage to  work into such a system because they can be perfectly confident that the result is fair, correct and reflects their will.

Ce crezi despre impactul e-procurement asupra furnizorilor?

În primul rând, trebuie să conștientizăm că furnizorii și cumpărătorul nu sunt în concurență. Concurența este între furnizori. Acum, dacă ne aflăm într-o competiție, ce am dori să avem? Ne-ar plăcea să avem un proces echitabil, cu reguli corecte, ușor de înțeles și ușor de realizat? O platforma de e-procurement oferă toate aceste caracteristici furnizorilor. Ei se află cu toții în competiție unul împotriva celuilalt, față de aceeași specificație tehnică, în același timp, pe aceeași platformă, iar procesul este absolut clar, transparent și echitabil. Așa că este în avantajul furnizorilor să lucreze pe un astfel de sistem, deoarece aceștia pot fi convinși că rezultatul este corect și cp reflectă voința lor.

Is it easy for suppliers to use an e-procurement platform?

Before answering this, let’s see how it was before having such a platform. Suppliers were delivering by e-mail their answers. Some times they have text, some times they have Excel numbers, but usually each supplier used his own model, his own pattern of delivering the answer. All these answers are going to the buyer and the buyer needs to compare these. Now, the buyer, when he or she has many forms to see, he or she will go back to the suppliers and push questions: ask questions to suppliers, give them call, all sort of activity, but this is a non-value-added activity, it’s just a matter of balancing what suppliers want to do, to what buyers need to know. So it’s a lot of communication, a lot of e-mails, a lot of time spent without value added.

For suppliers, such a platform very much helps them in order to clean up all this communication. Everything is standardize by the buyer, they don’t need to send any e-mails, they don’t need to do any additional work, except the value-added work of putting their answer on a certain model, certain pattern required by the buyer. So, for suppliers it’s a huge relief of going back and forth with the buyer, of giving explanations, of going to all sorts of communications and meetings. All these are cleaned, are wiped-up by the fact they can place their quotation anytime they want. They don’t need the buyer in order to place their quotation, they can be anywhere, so for them it’s a big opportunity to manage their own processes of building the quotation  and to placing these results as it is convenient to them. They don’t need the buyer in order to give them the authority to do something or to ask them additional questions or killing them, if you want, with over-communication. So for the suppliers, this is a clear, transparent and effective process.

Este ușor pentru furnizori să utilizeze o astfel de platformă de e-procurement?

 Înainte de a răspunde la această întrebare, să vedem cum era înainte de a avea o astfel de platformă. Furnizorii livrau prin e-mail răspunsurile lor. Uneori aveau text, alteori numere in Excel, dar de obicei fiecare furnizor avea propriul lui model, propriul lui fel de a da un răspuns. Toate aceste răspunsuri merg la cumpărător, iar cumpărătorul trebuie să le compare. Cumpărătorul, atunci când are de analizat multe formate și modalități de a răspunde, va merge înapoi la furnizor și va pune întrebări, îl va suna,  dar aceasta este o activitate suplimentară care nu aduce valoare, este doar o chestiune de echilibrare între ceea ce furnizorii doresc să facă și ceea ce cumpărătorii trebuie să știe. Deci reprezintă foarte multă comunicare, o mulțime de e-mail-uri, o mulțime de timp petrecut fără valoare.

Pentru furnizori, o astfel de platformă este foarte utilă pentru a elimina toată această comunicare redundantă. Totul este standardizat de către cumpărător, nu este necesar să se trimită e-mail-uri, furnizorii nu trebuie să facă nici o muncă suplimentară, cu excepția celei care adaugă cu adevărat valoare – structurarea răspunsului lor pe un anumit model, cel impus de cumpărător. Așa că pentru furnizori platforma este de un real ajutor în procesul de clarificare a ofertei cu cumpărătorul, de a da explicații, de a participa la tot felul de ședințe și întâlniri. Toate acestea sunt simplificate prin faptul că ei pot plasa cotația oricând doresc, fără a avea nevoie de cumpărător. Furnizorii pot fi oriunde, așa că pentru ei este o mare oportunitate să gestioneze în manieră proprie procesul de construire a cotației și a o plasa în platformă. Ei nu au nevoie de cumpărător, în scopul de a le oferi autoritatea de a face ceva sau pentru a le pune întrebări suplimentare, sau să îi sufoce cu prea multă comunicare. Deci, pentru furnizori, procesul este clar, transparent și eficient.

 

Is implementing an e-procurement platform a large-scale IT project?

Now, the answer is “it depends”, because I think I used in my professional experience about 4 types of platforms. They are all platforms that are really complex. They are very complicated to manage and you really need a large organization to manage such complexity, to manage the training necessary to the buyer, to manage the project in itself. Today I am using Prokuria in my trainings because Prokuria is a platform that gives you all the capabilities of a complex platform, being very simple, intuitive and the buyer has no barrier in going there and operating in the platform. Same for supplier, being very friendly and very simple to operate, this is reducing you the efforts that you need to put in training your people, in training the suppliers, you reduce the cost which comes from the length of the project. All these are focused on getting results as fast as possible. Today, I am using Prokuria in my training for E-procurement, for RFI, RFQ and e-auction.

Implementarea unei platforme de e-procurement reprezintă un proiect IT mare?

Răspunsul este “depinde”, deoarece cred că am folosit în experiența mea profesională aproximativ 4 tipuri de platforme. Toate sunt platforme care sunt într-adevăr complexe. Ele sunt foarte greu de gestionat și avem nevoie într-adevăr de o organizație mare pentru a gestiona o astfel de complexitate, pentru a gestiona instruirea necesară pentru cumpărător, pentru a gestiona proiectul în sine. Astăzi folosesc Prokuria în training-uri, deoarece Prokuria este o platformă care ne oferă toate capabilitățile unei platforme complexe, fiind foarte simplă, intuitivă și cumpărătorul nu are nici o barieră în a accesa și opera în platformă. La fel și în cazul furnizorului, fiind foarte prietenoasă și foarte simplu de utilizat, Prokuria ajută la reducerea eforturilor de care avem nevoie pentru a ne forma oamenii și în instruirea furnizorilor și ne reduce costul aferent duratei proiectului. Toate acestea sunt axate pe obținerea de rezultate cât mai repede posibil. Astăzi, eu folosesc Prokuria în training-urile mele pentru e-procurement, pentru cereri de ofertă inițiale (Request For Information), cereri de ofertă (Request For Quote) și licitații electronice (e-auction).

Can you recommend an e-procurement platform to start with?

I used 4 platforms in my previous experience, which were producing results, but they were very complex. At the end of the story, this platform is a tool to reduce costs and to control suppliers and if you can do the same thing, hit the same goal, without bringing complexity into your organization and without increasing the costs in other departments like IT, I think this is a very good thing to have. And that is why I was very happy when I learned about Prokuria and  I actually started to operate on their platform because they are cloud-based type of platform, they are a cloud type of solution, they are available, you can simply enter into the platform and you may operate what you need, it is very transparent, it is intuitive, easy to use by the buyers, easy to use by the suppliers in the same time and does not create any problem of understanding, developing new skills for everybody very fast. Because, indeed, the buyers will need to develop their skills in e-procurement, but because the platform is easy and easy to absorb by them, this process will be a smooth process. You will get the same results in terms of savings, you will get the same results in terms of controlling the supplier, just getting a very accessible tool that you can use starting tomorrow.

Last, but not least, operating such kind of platform, actually your organization will transform the CAPEX, the capitals expenditure into an operational expenditure because you don’t need to buy servers, you don’t need to buy licenses, you don’t need to buy all sort of stuff which are costing a lot, you’re simply operating a platform which is available for you. I do recommend working with Prokuria, getting on e-procurement tomorrow, start doing this, this is the trend that procurement has to have and has to go on.

Ne poți recomanda o platforma pentru a incepe sa implementezi e-procurement?

Am folosit 4 platforme în experiența mea anterioară, care produceau rezultate, dar erau foarte complexe. la urma-urmelor, aceste platforme sunt un instrument de reducere a costurilor și de a controla furnizorii și dacă putem face același lucru, dacă putem atinge același scop, fără a aduce complexitate în organizația noastră și fără a crește costurile în alte departamente, cum ar fi IT, cred că acesta este un lucru foarte bun. Și acesta este motivul pentru care am fost foarte plăcut impresionat de Prokuria, și de fapt am început să operez pe platforma, deoarece este bazate pe o platformă “cloud”, fiind o soluție de tip ”cloud”. Platforma este disponibilă imediat, putem pur și simplu să intrăm în platformă și putem implementa ceea ce avem nevoie: este foarte transparentă, intuitivă, ușor de utilizat de către cumpărători, ușor de utilizat de către furnizori în același timp, și nu creează nici o problemă de înțelegere, ajută la dezvoltarea de noi competențe pentru toată lumea foarte rapid. Pentru că, într-adevăr, cumpărătorii vor trebui să își dezvolte abilitățile în achiziții electronice, dar pentru că platforma este ușoară și ușor de înțeles, acest proces va fi unul ușor. Vom obține aceleași rezultate în ceea ce privește economiile, vom obține aceleași rezultate în ceea ce privește controlul furnizorilor, doar utilizând un instrument foarte accesibil pe care îl puteți utiliza începând chiar acum.

În ultimul rând, utilizând o astfel de platformă, de fapt, organizația va transforma CAPEX, cheltuielile de capital în OPEX, cheltuieli operaționale, deoarece nu trebuie să cumpere servere, nu trebuie să cumpere licențe, nu este necesar să cumpere tot felul de lucruri care costă foarte mult, pur și simplu operăm pe o platformă care este disponibilă online. Eu vă recomand să lucrați cu Prokuria, să implementați achizițiile electronice imediat, să începeți să faceți acest lucru pentru că aceasta este calea pe care procesul de achiziții o urmează și o vor urma în continuare.

WordPress Video Lightbox Plugin