Q&A with Victor Trăistaru

Episode 3: What’s e-Auction?

Watch the 3rd episode of our 4-parts interview with Victor Trăistaru, ex – Global Procurement Director for a Fortune 100 Company, who shares from his experience of 11 years in top management positions in e-Procurement and more than 350 e-Auctions organized on 3 continents.

See also our previous episodes: 1st episode here: https://www.prokuria.com/episode-1-whats-eprocurement/

2nd episode here: https://www.prokuria.com/episode-2-how-to-start-e-procurement/

Discover the secrets of the big corporations for cost saving and cost management. What are the latest trends in procurement, how to start and how to run e-Auctions. Tips and tricks plus full examples from Victor’s vast experience in e-Procurement & e-Auction.

What’s e-auction/ reverse auction?

E-auction is the final step of an E-procurement  process. In the e-auction process, suppliers, in the same time they are bidding. They are placing, on the platform, the bid, competing one against each other. Usually, an e-auction step has a very limited time length, suppliers are starting to place bidding, they are doing this continuously and when the time has ended, the lowest bid is the winner of the auction. Traditional auction is used to reduce the price and suppliers are competing to reduce the price. But this is not the only way of using the auction. The limit of using the auction is the limit of your imagination. You can use the auction to increase the percentage of discount, you can use the auction to increase the payment term, you can use the auction for whatever you want, as long as you can define it and you can simply and clearly transmit your requirement to the suppliers. Actually, the auction is, if you want, a negotiation in the same time with many suppliers. It’s compressing the time of the process of procurement very very much and you are very sure that in a certain moment in time you get the best conditions. This is the standard auction if you want.

I have also used the Dutch auction. In a Dutch auction there is not a long row of bidding from all the suppliers, it is only one bid. The first bid is the winning bid. So, suppliers are looking in their computers, they are seeing what the requirement from the buyer is, this requirement is scheduled to move as the time is passing. At a certain moment in time one supplier said „this is convenient to me” and he’s bidding. And this is the winner. There’s only one bid. It is strong, it’s a very strong tool. You need to understand that e- auction is a tool and it is producing the results that you want and you plan, but the best result is when you keep this tool inside of an e-procurement strategy, if the entire department is educated to produce the results using all these steps of RFI, RFQ ending with e-auction. This is outperforming the market and getting the very best results.

As examples, I have been part of managing direct auction processes on 3 continents and I have more than 350 projects of e-auction that I have been part of or I have been driven or done by myself; everything that you can imagine you can auction. You an auction maintenance services, you can auction cleaning, you can auction production consumables, you can auction even, if you want, services of translations. So, the limit of using e-auction is the limit of your imagination and the limit of your discipline because e-auction is a very disciplined process. As long as you have a very clear target, as long as you have a very disciplined procurement department, you know exactly what you do. You can use e-auction everywhere and you can be sure that you get the best results out of this process.

Ce este o licitatie on-line?

Licitația electronică este etapa finală a unui proces de e-procurement. În procesul de licitație, furnizorii, în același timp, licitează. Ei introduc pe platformă suma oferită, aflându-se în competiție unul împotriva celuilalt. De obicei, o licitație electronică se desfășoară pe o durată limitată, furnizorii încep să plaseze oferte, ei fac acest lucru în mod continuu și când s-a încheiat timpul, cea mai mică sumă licitată este câștigătoarea licitației. Licitația tradițională este utilizată pentru a reduce prețul și furnizorii concurează pentru a reduce prețul. Dar aceasta nu este singura modalitate de utilizare a licitației electronice. Limita de utilizare a licitației electronice este limita imaginației noastre. Avem posibilitatea să utilizăm licitația electronică pentru a crește procentul de economisire, putem utiliza licitația electronică pentru a crește termenul de plată, putem utiliza licitația electronică pentru orice dorim, atâta timp cât putem defini transmite în mod simplu și clar cerința către furnizori. De fapt, e-licitația este, dacă dorim, o negociere simultană cu mai mulți furnizori. Aceasta comprimă timpul procesului de achiziții foarte, foarte mult și putem fi foarte siguri că într-un anumit moment în timp vom obține cele mai bune condiții. Aceasta este licitația electronică standard.

Am folosit, de asemenea, licitația olandeză. Într-o licitație olandeză nu există un șir lung de cotații de la toți furnizorii, existând doar o singură ofertă. Prima cotație este cea câștigătoare. Așa că, furnizorii se uită pe ecranele lor, văd care este cerința de la cumpărător, iar această cerință este programată să se miște [în sus sau în jos] odată cu trecerea timpului. La un moment dat, un furnizor poate decide “acest lucru este convenabil” și licitează. Și acesta este câștigătorul. Există doar o singură ofertă. Acesta este un lucru puternic, este un instrument foarte puternic. Trebuie să înțelegem că licitația electronică este un instrument și că produce rezultatele pe care le dorim și le avem în gând, dar cel mai bun rezultat este atunci când formalizăm acest instrument în cadrul unei strategii de e-procurement, caz în care întregul departament este educat pentru a produce rezultate folosind toți acești pași de cerere de ofertă inițială (RFI), cerere de ofertă (RFQ) care se încheie cu licitația electronică.Această abordare performează mai bine decât piața și asigură obținerea celor mai bune rezultate.

De exemplu, am făcut parte din conducerea proceselor de licitație directă pe 3 continente și am participat sau condus mai mult de 350 de proiecte de licitație electronică; putem licita tot ceea ce ne putem imagina. Putem licita servicii de întreținere, de curățenie, consumabile pentru producție, chiar și servicii de traduceri, dacă dorim. Așa că limita de a folosi licitația electronică este limita imaginației noastre și limita disciplinei noastre, deoarece licitația electronică este un proces foarte disciplinat. Atât timp cât avem o țintă foarte clară, atât timp cât avem un departament de achiziții foarte disciplinat, știm exact ceea ce facem. Avem posibilitatea să utilizăm licitația electronică peste tot și putem fi sigur că vom obține cele mai bune rezultate în acest proces.

How much cost-cutting can one achieve with e-auction? Can you provide some numbers?

The savings coming from e-auction depend on how experienced the buyer is, depend on what moment in time you are doing this e-auction and depend on how disciplined you are on the entire process, coming to the RFI to e-auction. On average, you may count [on the fact] that you [will] have savings more than the inflation, [and this applied] in any country where I have run this process. Two digits cost saving-you may count on this when you are doing [e-auction] the first time, the first period you’re implementing e-auction in your activities. Afterwards, in year three, four, five or whenever you want, this goes usually to one-one digit. But you may have great surprises when you are working with suppliers who are telling you that they’re giving you the best price for years, you are working with them for ten years, and when you put them in e-auction for the first time, they will drop it by 30%! It’s very exciting to see all these. This is not a guarantee that this is something that is happening, but e-auction is giving you anytime, if you are doing it properly, the best results, better than negotiation, better than the RFP, better than any other tool that you may use in order to reduce the price. So I strongly recommend the procurement departments to use e-auction, and to do it thoroughly, and to introduce this in their daily routine.

Cât de mult se pot reduce costurile prin licitația electronică? Ne poți da niște cifre?

Economiile care provin din licitația electronică depind de cât de experimentat este cumpărătorul, depind de momentul în care facem această licitație și depind de cât de disciplinat suntem pe parcursul întregului proces, începând cu cererea de ofertă inițială și până la licitația electronică. In medie, putem conta pe faptul că vom avea economii mai mari decât inflația, iar acest lucru s-a validat în orice țară în care am aplicat acest proces. Procentul de economisire va fi cu 2 cifre – puteți conta pe acest lucru, atunci când realizăm licitația electronică prima dată – prima dată când punem în aplicare licitația electronică în activitățile noastre. Ulterior, în anul trei, patru, cinci sau ori de câte ori dorim, acest lucru se reduce de obicei la o singură cifră. Dar am putea avea mari surprize atunci când lucrăm cu furnizori care ne spun că ne oferă cel mai bun preț de ani de zile, lucrăm cu ei de zece ani, iar atunci când i-am pus în licitația electronică pentru prima dată , ei vor reduce prețul cu 30%! Este foarte interesant să vedem toate astea. Nu există bineînțeles o garanție că acest lucru se va întâmpla, dar licitația electronică ne oferă în orice moment, implementată în mod corespunzător, cele mai bune rezultate, mai bune decât în negociere, mai bune decât  cererea de ofertă, mai bune decât orice alt instrument pe care l-am putea utiliza pentru a reduce prețul. Așa că recomand cu căldură departamentelor de achiziții să folosească licitația electronică și să introducă acest proces în rutina lor de zi cu zi.

How should one prepare for an e-auction?

Critical in e-procurement is to have a very good technical specifications. The first and the first is to go to your colleagues from the other departments, which are your internal customers, and try to understand what their needs are and try to understand exactly what they want to buy and what exactly they need it for. After that, once you have the technical specification very clean and approved by everybody around you, you may go and identify in the market the potential pool of suppliers that can deliver these goods or these services. The RFI is very useful to give you a picture of the capability of these suppliers, and after that, in a Request for Quotations you may ask them to provide you prices and specific conditions numbers for this technical specification, and delivery of this. Once you have all these, you need to clearly understand exactly what the process is, in what step. From that moment on, you may go and design “the face” of e-auction.

Designing the e-auction means: double check the technical specifications, check what is the price that you want to start the bidding from, check what is the time in which the auction needs to be run, and also, in this phase, you may think all the dimensions of the technical specifications that you want to auction. Do you want to e-auction only price, do you want to e-auction the time of implementation or the number of the people who are doing this activity. Once you have all these dimensions clearly set up in your mind, once you have compared these dimensions and the values of them with what the suppliers have been quoting previously, you go and program all these on the e-auction platform. Once you have these on the e-auction platform, normally you should double check it before going with it to the suppliers. You need to prepare the suppliers in advance about what it will be happening and after that, simply run the e-auction as you scheduled. It’s very important to take from the suppliers the commitment that they’ll participate at the scheduled time of the e-auction. Once you have the results of the e-auction, you need to put them under the umbrella of the terms and conditions and to have a strong legal contract.

Cum trebuie pregatita o licitație electronică?

Este esențial ca în achizițiile publice electronice să avem specificații tehnice foarte precise. Primul lucru pe care trebuie să îl facem este să mergem la colegii din celelalte departamente, care sunt clienți interni, și să încercăm să înțelegeți care sunt nevoile lor și să încercăm să înțelegem exact ceea ce doresc să cumpere și care este nevoia pe care doresc să o acopere. După aceea, odată ce avem specificația tehnică foarte precisă și aprobată, putem merge să identificăm pe piață potențialii furnizori care pot livra aceste produse sau aceste servicii. Cererea de ofertă inițială este foarte utilă pentru a ne oferi o imagine a capabilităților acestor furnizori și după aceea, într-o cerere de ofertă s-ar putea să le cerem să vă ofere prețuri și condiții specifice pentru această specificație tehnică și livrarea aferentă. Odată ce avem toate acestea, trebuie să înțelegem, în mod clar, exact care este procesul și în ce punct se află. Din acel moment, putem proiecta licitația electronică.

Proiectarea înseamnă: să verificăm specificațiile tehnice, să stabilim prețul de la care dorim să înceapă licitația, să stabilim care este momentul la care trebuie să se desfășoare licitația și, de asemenea, în această fază, ne putem gândi la toate dimensiunile specificațiilor tehnice pe care dorim să le licităm: dorim să licităm numai prețul, dorim să licităm timpul de implementare, sau numărul de persoane care efectuează această activitate. Odată ce stabilim clar toate aceste dimensiuni, odată ce am comparat aceste dimensiuni și valorile lor cu ceea ce furnizorii au oferit anterior, putem programa toate acestea pe platforma de licitație electronică. Când avem aceste lucruri pe platformă, în mod normal, ar trebui să le verificăm înainte de a le pune la dispoziția furnizorilor. Trebuie să îi pregătim pe furnizori in avans cu privire la ceea ce se va întâmpla și după aceea, pur și simplu desfășurăm licitația așa cum am programat. Este foarte important ca furnizorii să își ia angajamentul că vor participa la ora programată a licitației. Odată ce avem rezultatele licitației, trebuie să le implementăm în termeni și condiții legale în cadrul unui contract.

WordPress Video Lightbox Plugin