Q&A with Victor Trăistaru

Episode 4: Start running your e-auction!

Watch the final episode of our 4-parts interview with Victor Trăistaru, ex – Global Procurement Director for a Fortune 100 Company, who shares from his experience of 11 years in top management positions in e-Procurement and more than 350 e-Auctions organized on 3 continents.

See also our previous episodes: 1st episode here: https://www.prokuria.com/episode-1-whats-eprocurement/, 2nd episode here: https://www.prokuria.com/episode-2-how-to-start-e-procurement/  and 3rd episode: https://www.prokuria.com/episode-3-whats-e-auction/

Discover the secrets of the big corporations for cost saving and cost management. What are the latest trends in procurement, how to start and how to manage e-Auction. Tips and tricks plus full examples from Victor’s vast experience in e-Auction.

How can one start implementing e-auctions?

In my opinion, I should recommend to start with something simple for the first time. So first of all, you need to look what portfolio of purchasing you have in front of you, and choose something very simple, very easy to be quantified, very easy to find suppliers for. Let’s come back and say gloves. It’s a very good example to start the auction trading with. Once you have this project in your mind, you should identify a platform and here I do recommend Prokuria because it’s simple, easy to operate and gives all the capabilities you need in order to run the e-auction. Having this platform and having your project in mind, you should normally have some training in order to understand what is a real project and how this needs to be ran.

Going further on, you may have assistance from consultancy in order to run this pilot and once you are running it from the beginning to the end, the project with the gloves, you have one project. Once you have this simple project, you need to double check what lessons are learned from this project, what went very well, what can be improved, where your team has embraced this project, where your team had some difficulties. It’s a process of continuous learning. Once you have this little project, you may enhance, you may go to bigger projects, more complex with a goal and with a target that your department of procurement introduced, working with e-auction in their day to day procedures.

Cum se poate incepe implementarea licitațiilor online?

După părerea mea ar trebui să începem cu ceva simplu, pentru prima dată. Așa că, în primul rând, trebuie să vedem ce portofoliu de achiziții avem și să alegem ceva foarte simplu, foarte ușor de cuantificat, pentru care este ușor să găsim furnizori. Să ne întoarcem la licitația pentru mănuși. Este un foarte bun exemplu cu care să începem să licităm electronic. Odată ce avem acest proiect în minte, ar trebui să identificăm o platformă –  eu recomand Prokuria deoarece este simplă, ușor de utilizat și oferă toate capacitățile de care avem nevoie pentru a derula licitația. Având această platformă și având proiectul în minte, ar trebui în mod normal să trecem printr-un training pentru a înțelege ce este un proiect real și modul în care acesta trebuie să fie implementat.

Mergând mai departe, există posibilitatea de a primi consultanță pentru efectuarea acestui proiect pilot. După ce executăm de la început până la sfârșit proiectul cu mănușile, avem un proiect complet. Odată ce am trecut prin acest proiect simplu, trebuie să analizăm lecțiile învățate din acest proiect, ce a mers foarte bine, ce poate fi îmbunătățit, situațiile în care echipa s-a identificat cu proiectul, situațiile în care echipa a avut unele dificultăți. Avem de-a face cu un proces de învățare continuă. Odată ce avem acest proiect mic, putem avansa, putem trece la proiecte mai mari, mai complexe, cu un scop și cu o țintă pe care departamentul de achiziții publice le-a stabilit, lucrând zi de zi cu licitații electronice.

Is implementing an e-auction platform a large-scale IT project?

I think before answering this, we should think about our goal. What do we want at the end? At the end we want to control the e-procurement process and to get the savings. Now, you make go and use a large and complex platform and you may develop a huge IT project, but at the end, you may get the same results of controlling the suppliers, controlling the supplier base and reducing the price by using a very friendly platform, and easy to access platform, which is available – like Prokuria. You may use Prokuria anytime you want, you just need to take a decision: to go into e-auction. You can do it tomorrow if you want. In this way, you may avoid going into a huge IT complexity, going into huge interdepartmental projects and making more complex the entire process. This is because – keeping in mind the final goal – we need to control suppliers and we need to get savings. And this is what we can do using the Prokuria platform which is available, simple, it’s intuitive and you can do it tomorrow.

Este implementarea unei platforme de licitatii online un proiect IT de mari dimensiuni?

Cred că înainte de a răspunde la acest lucru, ar trebui să ne gândim la obiectivul nostru. Ce vrem să obținem la sfârșit? În final vrem să controlăm procesul de achiziții publice electronice și să obținem economii. Am putea utiliza o platformă mare și complexă și am putea dezvolta un proiect informatic imens, dar la final, s-ar putea să obținem aceleași rezultate de control al furnizorilor, de control al bazei de furnizori și de reducere a costurilor prin utilizarea unei platforme foarte prietenoase și ușor de accesat, care este disponibilă imediat – cum ar fi Prokuria. Putem să utilizăm Prokuria oricând dorim, trebuie doar să luăm o decizie: să folosim licitația electronică. Putem face acest lucru mâine, dacă dorim. În acest fel, putem evita o complexitate imensă din punct de vedere IT, și să ne implicăm în proiecte interdepartamentale uriașe care fac întregul proces mai complex. Acest lucru se datorează faptului că – ținând cont de obiectivul final – avem nevoie să controlăm furnizorii și avem nevoie să obținem economii. Și acest lucru poate fi făcut cu ajutorul platformei Prokuria, care este disponibilă imediat, este simplă, intuitivă și poate fi accesată chiar acum.

Can you elaborate more on your training package for e-auctions?

It’s usually more effective to go into a training before making real auctions with your employer’s money, with your customers and suppliers. So, training will give you all the insides necessary so that when you’re going into a real-life e-auction, you are confident that you are preforming the steps that you need to do and you are getting exactly the results that you have planned for. The training for e-procurement was developed in such a way to give to the participants all the skills needed to put them in practice in real life. So participants are playing the roles of suppliers, and playing the roles of buyers,and we are using the Prokuria platform so that we’re assimilating on this platform one process to purchase goods, one process to purchase services and one process to purchase capital. These are the main three types of procurement events.

In all these steps, RFI, RFQ and e-auction, the participants have specific numbers, specific projects which have been developed so that they can use the platform, understand capabilities, understand how to program and how to set up the parameters and see how these screens are developing and how the screens operate from both sides. They see what the buyer sees, they see what the suppliers see. At the end, they get used to it so that when they pass into real life and they are doing real processes, they won’t feel embarrassed, they will feel confident, they will manage the process exactly the way they need to perform. So the training is, in simple words, a simulation of the real life.

Poți oferi câteva detalii despre pachetul tău de training în e-auction?

Este de obicei mai eficient să facem un antrenament înainte de implementarea unor licitații reale cu banii angajatorului, cu clienții și furnizorii. Așa că un training ne va oferi toate informațiile necesare, astfel încât atunci când accesăm o licitație electronică în viața reală, putem să fim siguri că facem pașii pe care trebuie să îi facem și că vom obține exact rezultatele pe care le-am planificat. Cursul meu de e-procurement a fost dezvoltat în așa fel încât să ofere participanților toate aptitudinile necesare pentru achiziții electronice reale. Așa că participanții joacă rolurile furnizorilor și cumpărătorilor, iar ca infrastructură folosim platforma Prokuria, astfel încât să internalizăm procesul pentru a achiziționa bunuri, procesul pentru a achiziționa servicii și procesul pentru a achiziționa capital. Acestea sunt principalele trei tipuri de evenimente de achiziții.

În toate aceste etape: cererea de ofertă inițială, cererea de ofertă și licitația electronică, participanții folosesc cifre specifice, reale, proiecte clare care au fost dezvoltate astfel încât aceștia să poată utiliza platforma, să înțeleagă capabilitățile, să înțeleagă cum să programeze și cum să configureze parametrii și să vadă cum aceste ecrane se desfășoară și modul în care ecranele funcționează din ambele părți. Ei văd ce vede cumpărătorul și văd ce văd furnizorii. La final, se obișnuiesc cu procesul, astfel încât atunci când trec în viața reală și realizează proiecte reale, ei nu se vor simți inconfortabil, ci se vor simți încrezători, vor gestiona procesul exact în modul în care au nevoie pentru a obține performanță. Așa că training-ul de achiziții electronice este, în cuvinte simple, o simulare a situatiilor reale.

What’s the current trend on procurement?

I think everybody recognized that today is a huge pressure on costs. Everybody wants to drive the costs down. And this is for a very simple reason: if you reduce costs with 10%, these 10% goes down directly into the bottom line. For the same effect, if you want to have it from the sales side, you need to increase the sales with more than 10%. So we need to be very careful with our costs and we need to use all the tools that we might have in order to keep control of the costs and push them down. Market leaders – they are already on that path, they have done huge, huge, huge developments in e-procurement. This is the trend, this is the direction, sooner or later everybody will go on this direction and I do believe that the sooner somebody steps on this road of e-procurement, it is much better for them. You don’t need to go with the entire process at once.You may develop this step by step. What is simple, but brings a lot of cost reduction and a lot of simplifying the processes, you may start with e-RFI and e-RFQ.

You have the platform, easy to use, instead of e-mails, instead of Excels, instead of all these communications between buyers and the suppliers, you may go directly and have this smoothly, e-RFI, e-RFQ on the platform. And these are the first steps that you can do, and you can to it tomorrow! There is no barrier to do it tomorrow. After that, once your department goes more confident that this is the path, and this is producing more benefits for them, you can try with a pilot to make an  e-auction. Once you get the successful e-auction, you may get some key players in your [procurement] department who will embrace this method, and can be used to develop the other colleagues that they have. So once you have passed on this, in time you may have the entire process. What is important is to step now on the directions of e-procurement, the very simple things, e-RFI, e-RFQ and you can do them tomorrow.

Care sunt tendințele actuale în procesul de achiziții?

Cred că toată lumea înțelege că astăzi există o presiune foarte mare asupra costurilor. Toată lumea vrea să reducă costurile. Și acest lucru pentru un motiv foarte simplu: dacă se reduc costurile cu 10%, acești 10% se duc direct în profit. Pentru obținerea aceluiași efect dinspre partea de vânzări, avem nevoie să creștem vânzările cu mult mai mult de 10%. Așa că trebuie să fim foarte atenți cu costurile noastre și trebuie să folosim toate instrumentele pe care le-am putea avea pentru a menține controlul asupra costurilor. Liderii de piață – care se află deja pe această cale – au făcut dezvoltări uriașe în domeniul achizițiilor electronice. Aceasta este tendința, aceasta este direcția, mai devreme sau mai târziu toată lumea se va îndrepta înspre această direcție și cred că, cu cât mai devreme cineva pășește pe acest drum al achizițiilor electronice, cu atât va obține rezultate mai bune. Nu trebuie să parcurgem întregul proces dintr-o dată. Îl putem dezvolta pas cu pas. Putem începe simplu, dar cu o reducere semnificativă a costurilor și o simplificare semnificativă a proceselor, prin implementarea de cereri de ofertă inițiale și cereri de ofertă.

Avem la dispoziție platforma ușor de utilizat, în loc de e-mail-uri, în loc de Excel-uri, în loc de toate aceste comunicări între cumpărători și furnizori, putem intra direct pe platformă, unde avem cererea de ofertă inițială și cererea de ofertă. Și aceștia sunt primii pași pe care îi putem face chiar acum! Nu există nicio barieră pentru a face acest lucru acum. După aceea, odată ce departamentul de achiziții devine mai încrezător că aceasta este calea, iar această abordare produce mai multe beneficii pentru ei, putem încerca cu un pilot de licitație electronică. Odată ce am avut succes cu licitația electronică pilot, putem selecta jucători-cheie din departamentul de achiziții care vor utiliza această metodă și care îi pot ajuta pe ceilalți colegi ai lor să dezvolte capabilități pentru utilizarea acestui proces. Deci, odată ce am trecut prin acest test, în timp putem implementa procesul la nivel de companie. Ceea ce este important este să pășim în direcția achizițiilor electronice, către lucruri simple precum cererea de ofertă inițială și cererea de ofertă și putem face acest lucru începând de acum.

WordPress Video Lightbox Plugin