prokuria suport

Suntem aici să vă ajutăm!

Strategii de comunicare

când se organizează cereri de oferte

Utilizarea unei platforme de achizitii nu inseamna ca pe parcursul unei cereri de oferte comunicarea cu furnizorii trebuie sa fie neglijată.

 

În timp ce platforma ajută la automatizarea  procesului, sfaturile de mai jos conturează câteva strategii de comunicare pe care trebuie să le aveți în vedere înainte, în timpul și la finalul unui eveniment de achizitii.

Comunicarea inaintea evenimentului

  • Înainte de a publica o cerere de oferte, mai ales pentru proiectele mai mari, este ideal să contactați furnizorii pentru a-i informa despre viitorul RFI / RFP / RFQ. Aceasta informare poate fi facuta pe email sau pe telefon.

  • E bine sa va asigurati ca aveti persoana de contact potrivita din partea furnizorului si datele lor corecte

  • O scurta discutie initiala va putea ajuta sa anticipati rapid eventuale probleme in ceea ce priveste alegerea datelor, cerințelor  sau parametrilor evenimentului

  • Un mic training de instruire asupra pasilor procesului ajuta furnizorii sa nu fie dezorientati si minimizează  intrebarile suplimentare.

  • Instruirea furnizorilor este deosebit de importanta atunci când se desfășoară licitatii. Astfel furnizorii vor fi confortabili cu tehnologia si evitati eventuale probleme ulterioare.

  • Daca exista furnizori care nu au participat niciodata la astfel de evenimente online, e bine sa le acordati o atentie deosebita, astfel încât sa nu aiba un dezavantaj fata de ceilalti furnizori.

Comunicarea în timpul evenimentului

  • Odată ce proiectul este publicat, monitorizați cine a deschis invitatia, cine a acceptat sa participe si cine nu.

  • Dacă sunt furnizori care nu isi exprima in nici un fel intentia, acestia ar trebui contactați pentru a confirma dacă au primit invitatia si daca intenționează să participe. Astfel mentineti un control strict al procesului si va asigurati ca obtineti o participare maxima sau cel putin suficienta pentru o negociere eficienta.

  • Daca exista schimbări aduse evenimentului (de exemplu prelungirea termenelor, schimabarea condițiile proiectului, etc), anuntarea furnizorilor este cruciala. Chiar daca sunt modificari minore, nu există nici un dezavantaj in a atrage atentia asupra lor.

  • Pe masura ce termenele limita se apropie, furnizorii care nu au trimis inca oferta lor ar trebui sa primeasca notificari si sa li se re-aminteasca termenul limita.

 

Comunicarea ulterioară evenimentului

  • Odată ce evenimentul s-a incheiat, păstrați furnizorii informati cu privire la procesul de evaluare.

  • Furnizorii selectati ar trebui sa fie anuntati care si când vor fi pașii următori

  • Furnizorilor neselectati puteti sa le transmiteti eventuale multumiri  pentru participarea la proiect si sa-i asigurati de importanta lor in procesul de achizitie. Amintiți-vă că furnizorii își aloca  timp pentru a prezenta răspunsuri de calitate și este posibil să lucrați cu ei în viitor. Furnizorii doresc să știe că sunt luați în considerare în mod serios pentru această oportunitate și că gestionați profesional procesul de achizitii.