Prokuria suport

Furnizor

Participarea la o cerere de ofertă

Acest articol trece pas cu pas prin întreg procesul de participare la o cerere de ofertă pentru a asigura o colaborare eficientă între utilizatorii platformei.

1. Primirea invitației de a participa la o cerere de ofertă

Furnizorii pot folosi Prokuria fără a crea un cont de utilizator.

Când un cumpărător publică o cerere de ofertă, toți furnizorii invitați primesc un mail de informare. Acesta conține un link către o pagină de răspuns securizată pe care pot revizui informațiile legate de eveniment, să coteze, să răspundă la întrebări și să trimită o ofertă.

2. Citirea informațiilor de pe cerere, Acceptarea sau Respingerea Participării

Odată ce furnizorul primește pe mail invitația, acesta poate da click pe numele cererii de ofertă pentru a deschide o pagină dedicată care conține toate informațiile legate de respectiva cerere, dându-i acestuia posibilitatea de a cota și răspunde.

La prima încărcare, pagina solicită acceptarea Termenilor și Condițiilor Prokuria împreună cu politica de confidențialitate. Aceasta condiționează continuarea procesului.

Odată ce furnizorul bifează că este de acord și dă click pe “Continuă”, sistemul deschide pagina de răspuns a cererii de ofertă.

Furnizorului îi sunt prezentate 2 opțiuni:

  • Particip - prin apăsarea acestui buton, cumpărătorul este informat prin email că furnizorul a decis să participe la eveniment

  • Nu Particip - prin apăsarea acestui buton, cumpărătorul este informat prin email că furnizorul a decis să refuze participarea la eveniment. Furnizorul se poate răzgândi și accepta participarea la eveniment cât timp acesta este activ.

3. Completarea unui răspuns la cererea de ofertă

Pagina permite furnizorului să coteze și/sau să răspundă la întrebări doar după ce a dat click pe “Particip”. Butoanele se schimbă în “Salvează Draft” și “Trimite Oferta”.

Odată cu retragerea răspunsului, sistemul trimite un email de notificare cumpărătorului, care nu va mai putea vedea oferta plasată anterior de către furnizor. Furnizorul poate în continuare să vadă ultima ofertă, aceasta rămânând în sistem în starea „Draft”. Ea nu mai este însă editabilă. 

Pentru a o reactiva, furnizorul poate să dea click din nou pe butonul „Reactivează Răspunsul”. Odată reactivată, ea este din nou editabilă. Atenție, dacă termenul limită este depășit, butonul se dezactivează.

De fiecare dată când un furnizor trimite, retrage, dezactivează sau reactivează o oferta, sistemul trimite o notificare pe email cumpărătorului. 

4. Trimiterea/ Retragerea unui răspuns

Din momentul în care furnizorul a completat toate informațiile necesare de pe cererea de ofertă, acesta are 2 opțiuni:

  • Salvează Draft

    • răspunsul este salvat de către sistem pe pagina securizată. Înainte de termenul limită, furnizorul poate reveni pe pagină și modifica cotația / răspunsul oricând și de oricâte ori consideră necesar.

    • În caz că a închis pagina înainte de a completa tot ce și-a propus, furnizorul poate reveni pe aceasta accesând link-ul din mailul de invitație primit la început. Când deschide iar pagina, sistemul precompletează automat toate informațiile salvate.

  • Trimite Oferta

    • Poate fi apăsat până la expirarea termenului specificat în dreptul câmpului “Se termină”.

    • Odată ce furnizorul trimite o ofertă, cumpărătorul este notificat prin email.

    • După ce furnizorul a trimis prima ofertă, acesta are opțiunea de a o retrage prin apăsarea butonului “Retrage Răspunsul”. Răspunsul poate fi retras atât timp cât evenimentul este activ.

Secțiunea 3.1: Cotează în masă (prin Excel)

Funcționalitatea este special concepută pentru evenimentele dedicate unui număr mare de articole și servicii. Mulțumită ei, Prokuria te ajută sa cotezi folosind un șablon excel. Acest Proces se realizează în 3 pași simpli:

  • a. Click pe butonul "Importă Articole". O fereastră dedicată se va deschide. Aceasta ghidează utilizatorul prin următorii pași.

  • b. Click pe "Descarcă fișierul șablon". Sistemul va descărca un fișier excel în care trebuie completată coloana "Răspunsul tău". Se acceptă maxim 6 zecimale.

  • c. Click pe "Încarcă fișierul". Se selectează fișierul proaspăt creat iar Prokuria se ocupă de restul lucrurilor.

4. Functionalitatea de Chat

Oriând pe durata unei cereri de ofertă, Furnizorii pot comunica în mod direct cu Cumpărătorul prin
intermediul aplicației Prokuria folosind funcționalitatea de chat.

Fereastra de chat deschisă:

Atunci când pagina evenimentului este deschisă, Furnizorul poate primi mesaje în timp real, prin chat, de la Cumpărător. Un simbol roșu apare în dreptul adresei de e-mail a cumpărătorului.

Când Furnizorul nu are pagina cererii deschisă și primește un mesaj de la Cumpărător, Furnizorul este notificat în mod automat printr-un e-mail.

5. Încheierea unei Cereri de Ofertă

Fiecare furnizor invitat la o cerere de ofertă este notificat cu 1 zi înainte de termenul limită de încheiere al acesteia.

La depășirea termenului limită, evenimentul se închide, iar furnizorii nu mai pot să trimită sau să retragă o ofertă.

Te-ai blocat undeva? Nu-ți face griji, suntem alături de tine. Lasă-ne un mail la support@prokuria.com și te vom contacta noi.