Prokuria suport

Furnizor

Participarea la o licitație la nivel de articol

Licitația la nivel de articol este o opțiune specială a licitației inverse. Acest articol trece pas cu pas prin întreg procesul de participare la o licitație la nivel de articol pentru a asigura o colaborare eficientă între utilizatorii platformei.

Cele două se deosebesc prin modul în care sunt abordate bunurile/ serviciile solicitate. Dacă la o licitație inversă normală, accentul se pune pe viziunea macro, pe totaluri, atât la cotații, la prețul de începere cât și la pasul minim, la licitația la nivel de articol, accentul se pune pe analiza micro a ofertei, pe cotația, prețul de începere cât și pe pasul minim pentru fiecare produs/ serviciu în parte. Cumpărătorul poate selecta mai mulți câștigători pentru același eveniment, pentru fiecare linie în parte.

1. Primirea invitației de a participa la o licitație la nivel de articol

Furnizorii pot folosi Prokuria fără a crea un cont de utilizator.

Când un cumpărător publică o licitație la nivel de articol, toți furnizorii invitați primesc un mail de informare. Acesta conține un link către o pagină securizată pe care pot revizui informațiile legate de eveniment, să coteze și să trimită o ofertă.

2. Citirea informațiilor de pe licitația inversă, Acceptarea sau Respingerea Participării

Odată ce furnizorul primește pe mail invitația, acesta poate da click pe numele licitației pentru a deschide o pagină dedicată care conține toate informațiile legate de respectivul eveniment, dându-i acestuia posibilitatea de a cota și răspunde.

La prima încărcare, pagina solicită acceptarea Termenilor și Condițiilor Prokuria împreună cu politica de confidențialitate. Aceasta condiționează continuarea procesului.

Odată ce furnizorul bifează că este de acord și dă click pe “Continuă”, sistemul deschide pagina de răspuns a licitației.

Furnizorului îi sunt prezentate 2 opțiuni:

  • Particip -  prin apăsarea acestui buton, cumpărătorul este informat prin email că furnizorul a decis să participe la eveniment

  • Nu Particip -  prin apăsarea acestui buton, cumpărătorul este informat prin email că furnizorul a decis să refuze participarea la eveniment. Furnizorul se poate răzgândi și accepta participarea la eveniment cât timp acesta este activ.

3. Plasarea unei cotații

Doar după ce Furnizorul a acceptat să participe la licitație, câmpurile din pagină devin active pentru a putea fi completate. Cu toate acestea, un furnizor poate trimite cotații numai după începerea licitației inverse la nivel de articol.

Licitația inversă la nivel de articol încurajează participarea unui număr mai mare de furnizori, care în mod normal nu ar avea posibilitatea de a cota competitiv pentru întreg evenimentul. Astfel, aceștia pot alege să coteze doar pentru unul sau pentru mai multe articole din întregul necesar stipulat de furnizor. 

O pagină de răspuns include trei secțiuni. Ele au următoarele câmpuri și funcționalități:

Când furnizorul cotează, acesta ar trebui să țină cont de următoarele:

  • prețul de pornire: valoarea maximă la nivel de articol pe care Cumpărătorul o acceptă. Furnizorii nu vor putea plasa o cotație mai mare decât prețul de pornire pentru articolul respectiv. Prețul de pornire se aplică la totalul cotației furnizorului pentru o linie de articol. Astfel, pentru furnizori, totalul cotației (pretul/um * cantitate) pentru un articol trebuie să fie mai mic sau egal cu Pretul de pornire. Ex.: Pret pornire 5000 RON, Cantitate necesara: 10 bucati => Cotatia furnizorului poate fi maxim 500 RON. Cotatia furnizorului nu poate depasi valoare de 5000 RON

  • pasul minim: diferența minimă între două cotații ale aceluiași furnizor, mai exact diferența minimă cu care o nouă ofertă la nivel de articol a aceluiași furnizor trebuie să fie mai mică decât oferta sa anterioară pentru acel articol. Pasul minim este stabilit de utilizator, iar furnizorul poate reduce oricând cotația sa cu o valoare mai mare decât pasul minim, dacă dorește. Pasul minim se aplică la totalul cotației (prețul/um * cantitate) la nivel de linie. Ex.: Pas minim 100 RON, Cotația totală per linie articol = 5000 RON=> următoarea cotație a furnizorului trebuie să fie mai mică sau egală cu: 4900 RON. Cotația nu poate fi de exemplu 4950,  deoarece nu ar respecta pasul minimVă  cu care trebuie să scadă.

  • în cadrul licitației inverse la nivel de articol, Furnizorii pot doar scădea cotațiile. Furnizorii nu pot trimite aceeași cotație de două ori, iar noul preț trimis nu poate fi mai mare decât prețul trimis anterior. O cotație poate fi trimisă doar după completarea prețurilor tuturor articolelor. Câmpul „Cotația ta/um” este obligatoriu. 

  • extinderea termenului limită: definită ca fiind perioada de timp exprimată în minute dinaintea terminării licitației.  Aceasta extindere este denumită „Perioada de așteptare”. Atunci când în perioada de așteptare, un Furnizor trimite o ofertă mai bună pentru oricare dintre articolele din cadrul licitației, și cotația respectivă devine prima poziție, licitația la nivel de articol se va prelungi cu numărul de minute stabilit de Cumpărător. Acest lucru se va repeta până când nici o cotație trimisă nu va mai schimba primul rang/prima poziție în perioada de așteptare.

  • intervalul de timp al unei licitații inverse: un Furnizor poate trimite cotațiile la licitația la nivel de articol doar după data de începere a licitației inverse și nu mai târziu de ora de încheiere; cum a fost specificat mai sus, în timpul unei licitații ora de terminare se poate prelungi automat datorită „perioadei de așteptare”.  

  • furnizorii nu pot plasa cotație zero „0”. Un mesaj de notificare va fi afișat pe ecranul furnizorului dacă acest lucru se întamplă. 

  • În cazul în care un furnizor emite o cotație mai mare decât cotația inițială la nivel de articol, câmpul cotației va fi evidențiat în galben. Atunci când se încearcă trimiterea ofertei către cumpărător, un mesaj de notificare va apărea pe ecranul acestuia.

  • Dacă un furnizor a introdus cotația în mod greșit și dorește să revină la cotația anterioară, atunci se poate proceda astfel:

  1.  se sterge orice cifră introdusă în câmpul de cotație

  2. se trimite oferta cu câmpul respectiv necompletat

  3. de îndată ce pasul 2 a fost indeplinit, platforma permite furnizorului să crească cotația la prețul  dorit 

 

În intervalul de timp al unei licitatii inverse, Furnizorii pot vizualiza: 

  • Pozitia la nivel de articol în cadrul licitației la nivel de articol. Poziția Furnizorilor este vizibilă doar dacă Cumpărătorul alege această opțiune. Dacă un Furnizor are cea mai bună poziție (rang 1) la un anumit articol, iar un alt Furnizor trimite o cotație egală cu cea a Furnizorului de pe prima poziție, atunci amândoi Furnizorii vor avea poziția 1 în dreptul articolului respectiv. În acest caz, o notificare de culoarea roșie va fi afișată în dreptul Poziției 1 și prin trecerea cursorului peste, Furnizorii sunt informați că nu sunt singurii cu acea cotație.

  • Valoarea celui mai bun preț la nivel de articol, doar atunci când Cumpărătorul alege această opțiune pentru licitația la nivel de articol. 

Secțiunea 3.1: Cotează în masă (prin Excel)

Funcționalitatea este special concepută pentru evenimentele dedicate unui număr mare de articole și servicii. Mulțumită ei, Prokuria te ajută sa cotezi folosind un șablon excel. Acest Proces se realizează în 3 pași simpli:

  • a. Click pe butonul "Importă articole". O fereastră dedicată se va deschide. Aceasta ghidează utilizatorul prin următorii pași.

  • b. Click pe "Descarcă fișierul șablon". Sistemul va descărca un fișier excel in care trebuie completată coloana "Răspunsul tău". Se acceptă maxim 6 zecimale.

  • c. Click pe "Încarcă fișierul". Se selectează fișierul proaspăt creat iar Prokuria se ocupă de restul lucrurilor.

4. Timpul de așteptare in licitațiile la nivel de articol

Atunci când în perioada de așteptare, o cotație la orice articol schimbă Furnizorul de pe prima poziție, termenul limită se prelungește cu perioada de timp selectată de Cumpărător. Acest lucru se va repeta până când nu se vor mai trimite cotații care să schimbe prima poziție. 

5. Functionalitatea de Chat

Oricând pe durata unei licitații la nivel de articol, Furnizorii pot comunica în mod direct cu Cumpărătorul prin
intermediul aplicației Prokuria, folosind functionalitatea de chat.

Fereastra de chat deschisă:

Atunci când pagina licitației la nivel de articol este deschisă, Furnizorul poate primi mesaje în timp real, prin chat, de la Cumpărător. Un simbol roșu apare în dreptul adresei de e-mail a cumpărătorului.

Când Furnizorul nu are pagina evenimentului deschisă și primește un mesaj de la Cumpărător, Furnizorul este notificat în mod automat printr-un e-mail.

6. Încheierea unei licitații la nivel de articol

Fiecare furnizor invitat la o licitație la nivel de articol este notificat cu 1 zi înainte de termenul limită de încheiere al acesteia.

Atunci când este atins termenul limită de trimitere a cotațiilor, licitația la nivel de articol va lua sfârșit, iar Furnizorii nu vor mai putea trimite o nouă cotație.

Te-ai blocat undeva? Nu-ți face griji, suntem alături de tine. Lasă-ne un mail la support@prokuria.com și te vom contacta noi.